Iekšējās kontroles politika

1. Valsts akciju sabiedrības “Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs” (turpmāk – LVRTC) Iekšējās kontroles politika (turpmāk – Politika) nosaka vienotus pamatprincipus un pieejas iekšējās kontroles sistēmas veidošanā, iekšējās kontroles sistēmas elementus, tās mērķus un uzdevumus, kā arī nosaka pārvaldības sistēmas dalībnieku pienākumus un atbildību iekšējā kontrolē.

2. Politikas mērķis ir iekšējās kontroles sistēmas ieviešana, uzturēšana un pilnveidošana, lai uzlabotu LVRTC darbības uzticamību un efektivitāti, nodrošinot pietiekamas garantijas LVRTC mērķu sasniegšanai un uzdevumu izpildei.

3. Politika ir saistoša LVRTC padomei, valdei un darbiniekiem.

Ārējais audits

- Neatkarīgas trešās puses veiktas pārbaudes, izvērtējot atbilstību starptautiskajām, nacionālajām vai nozares prasībām.

DVS

- Dokumentu vadības sistēma

Iekšējais audits

- Funkcionāls līdzeklis, ar kura palīdzību LVRTC valde saņem apstiprinājumu no iekšējiem avotiem, ka procesi, par kuriem tā ir atbildīga, darbojas veidā, kas samazina krāpšanas, kļūdu, vai neproduktīvas un neekonomiskas darbības un atbilst definētajām prasībām. Tā ir informācijas pierādījumu savākšana un novērtēšana, lai noteiktu un atskaitītos LVRTC valdei par atbilstības pakāpi starp šo informāciju un izvirzītajiem kritērijiem

Iekšējā kontrole

- Process, kura mērķis ir novērst riskus un nodrošināt sakārtotu, ētiskām normām atbilstošu, ekonomisku, rezultatīvu un efektīvu LVRTC darbības procesu, atbilstību spēkā esošiem normatīviem aktiem, resursu aizsardzību pret zaudējumiem un ļaunprātīgu izmantošanu, kaitējumu

LVRTC

- VAS "Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs”, vienotais reģistrācijas Nr. 40003011203, Zemitāna iela 9 k-3, Rīga, Latvija, LV-1012

LVRTC attīstības stratēģija

- LVRTC “Vidēja termiņa darbības stratēģija 2019. – 2022. gadam”

LVRTC vadība

- LVRTC padome, valde, departamentu direktori, valdei tieši pakļauto daļu vadītāji

Politika

- Iekšējās kontroles politika

RKVD

- Risku un kvalitātes vadības daļa

Iekšējās kontroles sistēma

- Risku pārvaldības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopums, kura uzdevums ir nodrošināt uzņēmuma mērķu sasniegšanu, efektīvu darbību, aktīvu aizsardzību, pārskatu ticamību, darbības atbilstību tiesību aktiem un par kura izveidošanu ir atbildīga uzņēmuma valde.

Tiešais vadītājs

- Vadītājs, kuram darbinieks ir tieši pakļauts darba attiecībās (tiešais vadītājs) Plāno, organizē un vada struktūrvienības darbu saskaņā ar apstiprinātu struktūrvienības nolikumu un amata aprakstu savas kompetences ietvaros

1. Iekšējā kontrole ir nepārtraukts un ciklisks process kā daļa no LVRTC korporatīvās pārvaldības.

2. Iekšējās kontroles sistēmas izveidošana ir vadības uzdevums, bet tās efektīva ieviešana ir visu LVRTC darbinieku atbildība. Katram darbiniekam jāsekmē efektīvas kontroles sistēmas izveide, kas ļautu pilnvērtīgāk pildīt savus pienākumus.

3. Iekšējās kontroles sistēmai ir jāpanāk saprātīgs līdzsvars starp apdraudējuma riskiem un risku mazināšanas pasākumu izmaksām. Jāapzinās, ka neviena sistēma nespēj garantēt absolūtu drošību, ka visas kļūmes tiks atklātas vai tīša krāpšana (korupcija) novērsta.

4. Iekšējās kontroles sistēma sastāv no šādiem savstarpēji saistītiem elementiem, kuri sīkāk aprakstīti Politikas 5.punktā:

4.1. LVRTC darbības plānošana;

4.2. kontroles vide;

4.3. risku novērtēšana;

4.4. kontroles pasākumi;

4.5. informācija un komunikācija;

4.6. uzraudzība.

5. Iekšējās kontroles sistēmas dalībnieku pilnvaras un atbildība noteikta Politikas 1.pielikumā.

1. Iekšējās kontroles sistēmas darbības pamatprasības:

1.1 Efektīva, lietderīga un ekonomiska LVRTC darbība;

1.2 Savlaicīgas, ticamas finanšu vai vadības informācijas iegūšana;

1.3 Nepieciešamo uzlabojumu veikšana;

1.4 Darbība sabiedrības interesēs;

1.5 Labas pārvaldības nodrošināšana;

1.6 Iespējamo risku, tai skaitā, korupcijas un interešu konflikta izveidošanas risku, novēršana;

1.7 Mantas un finanšu līdzekļu izšķērdēšanas, neefektīvas un nelietderīgas izmantošanas novēršana;

1.8 Aizsardzība pret informācijas (datu) neatļautu izpaušanu;

1.9 Darbība atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajai kompetencei;

1.10 Pieļauto kļūdu savlaicīga identificēšana un novēršana.

2. Iekšējās kontroles sistēmas principi

2.1 Integritātes princips

Kontroles pasākumi aptver visus procesus vai procesa elementa darbības aspektus, riskus un kontroli apsver, ņemot vērā to savstarpējo ietekmi un sekas.

2.2 Integrācijas princips.

Iekšējās kontroles sistēma ir integrēta esošajos biznesa virzienos un ir vērsta uz LVRTC mērķu sasniegšanu.

2.3. Nepārtrauktības princips.

Iekšējā kontroles sistēma darbojas nepārtraukti, finansiālo un saimniecisko darbību veikšanā un pieņemot vadības lēmumus.

2.4 Īstenojamības princips.

Kontroles pasākumi ir izstrādāti un tiek ieviesti procesos, pamatojoties uz to efektivitātes analīzi, ņemot vērā LVRTC biznesa procesu sarežģītību un risku būtiskumu.

2.5. Pilnīgas atbildības princips.

Visas LVRTC struktūrvienības ir atbildīgas par risku identificēšanu, novērtēšanu, analīzi un pastāvīgu uzraudzību savas darbības ietvaros, nepieciešamo riska pārvaldības pasākumu un kontroles izstrādāšanu un ieviešanu, to piemērošanu savas kompetences ietvaros un pastāvīgu riska pārvaldības pasākumu un kontroles efektivitātes uzraudzību.

2.6. Drošības princips.

LVRTC darbiniekiem uzticēto uzdevumu izpildīšanai tiek nodrošināti tikai nepieciešamie organizatoriskie un tehniskie līdzekļi.

2.7 Pienākumu sadales princips.

Pienākumu izpildi un kontroles izpildi nepiešķirt veikt vienam LVRTC darbiniekam.

2.8 Deleģēšanas princips.

Atbildības un pilnvaru robežu noteikšanā nodrošināt precīzu līdzsvaru starp interesi, atbalstu un motivāciju no vienas puses un iejaukšanos vai nevērību no otras.

2.9 Savlaicīguma princips.

Informācija par atklātajiem pārkāpumiem vai incidentiem nekavējoties jāpaziņo lēmumu pieņēmējam.

2.10 Optimitātes princips.

Iekšējās kontroles pasākumu apjomam un sarežģītībai vajadzētu būt nepieciešamai un pietiekamai, lai izpildītu uzdevumus un sasniegtu risku novēršanas un mazināšanas mērķus.

2.11. Pielāgošanās un attīstības princips.

LVRTC valde nodrošina apstākļus iekšējās kontroles sistēmas pastāvīgai attīstībai, ņemot vērā nepieciešamību risināt jaunas problēmas, kas rodas, mainoties LVRTC darbības iekšējiem un ārējiem apstākļiem.

3. Iekšējās kontroles sistēmas uzdevumi :

3.1 Risku identificēšana, analīze un novērtēšana, šo risku efektīva pārvaldīšana, ieskaitot pieejamo resursu efektīva izmantošana risku . pārvaldība

3.2 Uzticamas informācijas veidošana par iekšējās kontroles sistēmas darbību valdes lēmumu pieņemšanai.

3.3 Iekšējās kontroles mehānismu izveidošana, kuru mērķis ir efektīva biznesa procesu darbība, samazinot biznesa procesu riskus, un LVRTC biznesa projektu īstenošana.

3.4 Nodrošināt optimālu organizatorisko struktūru, kas atbilstoši tās vajadzībām tiek uzbūvēta, pamatojoties uz pilnvaru un atbildības dalīšanas principu starp iekšējās kontroles sistēmas iesaistītām personām.

3.5. LVRTC aktīvu un resursu drošas un efektīvas izmantošanas nodrošināšana.

3.6. Objektīva, taisnīga un skaidra priekšstata sniegšana par LVRTC pašreizējo stāvokli un attīstības perspektīvām LVRTC pārskatu integritāti un caurskatāmību, LVRTC pieņemto risku pamatotību un pieņemamību.

3.7. Kontroles pasākumu efektivitātes nodrošināšana, kuru mērķis ir mazināt LVRTC iesaistīšanas korupcijas un korporatīvās krāpšanas riskus LVRTC.

3.8. LVRTC akcionāru interešu aizsardzība, darījumu partneru pārbaude un to pretkorupcijas pasākumu analīze, kā arī interešu konfliktu novērtēšana un novēršana.

3.9 Radīt apstākļus savlaicīgai ticamu ziņojumu sagatavošanai un sniegšanai iekšējai un ārējai lietošanai, kā arī citai informācijai, kas saskaņā ar piemērojamajiem normatīvajiem aktiem ir jāatklāj.

3.10 LVRTC atbilstības nodrošināšana piemērojamajiem normatīvajiem aktiem.

1.LVRTC darbības plānošana

1.1 noteikts LVRTC mērķis un vērtības;

1.2. apstiprināti LVRTC vadības dokumenti;

1.3 noteikti sasniedzamie darbības rezultāti;

1.4. darbiniekiem noteikti mērķi un uzdevumi atbilstoši LVRTC vadības dokumentiem.

2. Kontroles vide

2.1. noteikta LVRTC mērķiem un darbībai atbilstoša LVRTC struktūra;

2.2 apstiprināti struktūrvienību reglamenti un darbinieku amatu apraksti (minētie dokumenti regulāri tiek pārskatīti un, ja nepieciešams, aktualizēti);

2.3 LVRTC iekšējos normatīvajos aktos noteikta loģiska, viegli pārskatāma un kontrolējama rīcības un atbildības deleģēšana, nodrošinot lēmumu pieņemšanas efektivitāti;

2.4 apstiprināta un ieviesta LVRTC personāla vadības politika, kas veicina LVRTC mērķu sasniegšanai atbilstoša personāla piesaisti;

2.5 apstiprinātas LVRTC ētikas prasības, kas ir saistošas LVRTC vadībai un darbiniekiem un nosaka to uzvedību un rīcību lēmumu pieņemšanā.

3. Risku novērtēšana

3.1 apzināti iekšējie un ārējie riski, kas var traucēt LVRTC mērķu sasniegšanu;

3.2 novērtēta riska rašanās varbūtība, ietekme un ievainojamība uz mērķa sasniegšanu;

3.3 apzināts LVRTC pieņemamais risku līmenis, tos klasificējot no būtiskiem līdz maznozīmīgiem.

4. Kontroles pasākumi

4.1 noteiktas un ieviestas tiesību deleģēšanas, pārvaldes lēmumu pārbaudes, saskaņošanas un apstiprināšanas procesi;

4.2 nodrošināta materiālo un finanšu resursu aizsardzība;

4.3 noteiktas un ieviestas pienākumu (atbildības) nošķiršanas, korupcijas un interešu konflikta novēršanas nosacījumi;

4.4 izveidota sistēma pārskatu sniegšanai par sasniegtajiem rezultātiem atbilstoši LVRC vadības dokumentiem;

4.5 veikta regulāra darbinieku darba izpildes novērtēšana;

4.6 noteikti un regulāri pārskatīti LVRC procesi un jomas, kurās nepieciešama vienveidīga rīcība vienādos gadījumos, un noteikta iekšējā kārtība to īstenošanā;

4.7 īstenoti risku pārvaldības pasākumi, lai samazinātu LVRTC būtiskākos riskus un nodrošinātu LVRTC mērķa sasniegšanu;

4.8 izstrādātie un ieviestie pasākumi nodrošina, ka grāmatvedības uzskaite un cita informācija ir patiesa, salīdzināma, savlaicīga, nozīmīga, saprotama un pilnīga;

4.9 veikti citi kontroles pasākumi, kuri nodrošina finanšu un citu resursu efektīvu un lietderīgu izmantošanu, ievērojot labas pārvaldības principus.;

5. Informācija un komunikācija

5.1 LVRC darbinieki ir informēti par LVRTC mērķi, LVRTC vadības dokumentiem, iekšējiem normatīvajiem aktiem un ētikas principiem;

5.2 iekšējās informācijas aprites un saziņas sistēma nodrošina visu līmeņu vadītājiem un darbiniekiem nepieciešamo informāciju, lai būtu iespējams efektīvi veikt uzdevumus un tiktu sasniegti LVRTC mērķi;

5.3 izstrādāti procesi, lai sniegtu informāciju sabiedrībai un nodrošinātu sabiedrības pārstāvju līdzdalību;

5.4 izveidota dokumentu aprites un uzglabāšanas sistēma, lai LVRTC nodrošinātu atbilstošu, aktuālu, precīzu un pieejamu informāciju;

5.5 izstrādāta informācijas sistēmu drošības politika, un darbinieki ar to ir iepazīstināti.

6. Uzraudzība

6.1 nodrošināta iekšējā audita periodiska iekšējo kontroļu novērtēšana;

6.2 īstenotas kontroļu darbības regulāras pārbaudes;

6.3 informācijas sistēmās iestrādāti nepārtrauktās uzraudzības elementi;

6.4 to LVRTC darbības pārskatu vai rādītāju analīze, kas identificē iekšējās kontroles trūkumus, un trūkumu novēršana;

6.5 iekšējo un ārējo auditu rezultātu izvērtējumi;

6.6 iekšējā audita funkcijas kvalitātes novērtējumi.

1. Iekšējās kontroles sistēmas attīstības plānošana tiek veikta, lai nodrošinātu konsekventu, nepārtrauktu un integrētu iekšējās kontroles sistēmas attīstību.

2. Iekšējās kontroles sistēmas efektivitātes novērtēšanas formas:

2.1 pašnovērtējums;

2.2 iekšējā audita novērtējums;

2.3 ārējā audita novērtējums.

1.2 normatīvo aktu izpilde - lai nodrošinātu LVRTC saistošu ārējā normatīvajā aktā noteiktu pienākumu izpildi;

1.3 likumīgās (leģitīmās) intereses - lai realizētu no LVRTC un klienta starpā pastāvošajām saistībām vai noslēgtā līguma, vai likuma izrietošas LVRTC leģitīmās (likumīgās) intereses;

1.4 datu subjekta piekrišana.

2. LVRTC likumīgās (leģitīmās) intereses ir:

2.1 veikt komercdarbību;

2.2 sniegt elektronisko sakaru pakalpojumus;

2.3 sniegt uzticamības (sertifikācijas) un elektroniskās identifikācijas pakalpojumus;

2.4 nodrošināt valsts deleģēto uzdevumu izpildi;

2.5 pārbaudīt klienta identitāti pirms līguma noslēgšanas vai pakalpojuma sniegšanas uzsākšanas;

2.6 nodrošināt līgumsaistību izpildi;

2.7 izstrādāt un attīstīt preces un pakalpojumus

2.8 nosūtīt ziņojumus par līguma izpildes gaitu un līguma izpildei būtiskiem notikumiem;

2.9 nodrošināt elektronisko sakaru tīklu uzturēšanu un attīstību;

2.10 uzraudzīt pakalpojumu darbību, lai konstatētu tehniskas problēmas, kā arī prettiesiskas darbības un tās novērstu;

2.11 vērsties valsts pārvaldes un operatīvās darbības iestādēs un institūcijās, kā arī tiesā savu tiesisko interešu aizsardzībai.

3. Datu subjekts piekrišanu personas datu apstrādei var dot LVRTC pakalpojumu pieteikšanas formās, LVRTC interneta resursos, klātienē, personai (institūcijai), kura LVRTC vārdā nodrošina pieteikšanos LVRTC sniegto uzticamības un elektroniskās identifikācijas pakalpojumu saņemšanai, kā arī piekrītot dalībai LVRTC organizētajos pasākumos un konkursos vai piesakoties LVRTC izsludinātajā personāla atlases konkursā.

4. Datu subjektam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt piekrišanu un tādā gadījumā turpmāka datu apstrāde, kas balstīta uz iepriekš doto piekrišanu konkrētajam nolūkam, turpmāk netiks veikta.

5. Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes, kuras veiktas tajā laikā, kad klienta piekrišana bija spēkā.

6. Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta personas datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem, tajā skaitā, lai izpildītu uz LVRTC attiecināmu juridisko pienākumu.

6.3 Iekšējās kontroles sistēmas attīstība ietver pasākumus, kuri uzlabo iekšējās kontroles procesus (piemēram, jaunu metožu un prakses izmantošanu, attīstīt un atjaunināt iekšējos normatīvos aktus iekšējās kontroles jomā) un organizē mijiedarbību un informācijas apmaiņu iekšējās kontroles sistēmas ietvaros (piemēram, LVRTC darbinieku apmācība) saskaņā ar iekšējās kontroles sistēmas attīstības virzieniem.

6.4 Iekšējās kontroles sistēmas pašvērtējuma mērķis ir izvērtēt vājās un stiprās puses un formulēt priekšlikumus uzlabojumiem.

6.5 Iekšējās kontroles sistēmas pašvērtējuma apjomu un ietvaru tiešiem vadītājiem nosaka risku vadītājs.

6.6 Iekšējās kontroles sistēmas pašvērtējumu sagatavo tiešie vadītāji par viņu kontrolētajiem procesiem. Pašvērtējums tiek sastādīts katru gadu februāra mēnesī par iepriekšējo kalendāro gadu. Tiešie vadītāji pašvērtējumu iesniedz risku vadītājam.

6.7 Risku vadītājs analizē pašvērtējumos sniegto vērtējumu, sagatavo priekšlikumus iekšējās kontroles sistēmas pilnveidošanai katru gadu marta mēnesī par iepriekšējo kalendāro gadu un iesniedz valdei izvērtēšanai.

1. Politiku pārskata ne retāk kā reizi trijos gados, kā arī mainoties Eiropas Savienības, Latvijas Republikas tiesību aktiem vai LVRTC iekšējiem normatīvajiem aktiem, būtiskas izmaiņas organizatoriskajā struktūrā vai vadītāju pilnvarās, iekšējo komunikāciju korporatīvajā sistēmā, biznesa procesos utt.

2. Politikas izmaiņu vadību nodrošina RKVD.

3. Politika stājas spēkā ar tās apstiprināšanu valdes sēdē valdes lēmumā noteiktajā kārtībā.

4. Politikas oriģināls glabājas DVS.