Vai elektroniskiem dokumentiem vienmēr nepieciešams paraksts?

Doties uz #digiTuvi Jaunumi

“Uzņēmumi arvien vairāk savus biznesa procesus – klientu apkalpošanu, sadarbību ar partneriem un piegādātājiem, loģistiku  – organizē digitāli. Digitāli – tas nozīmē  ātrāk, ērtāk, pārskatāmāk – ja vien digitālos procesus esam izveidojuši nevis dublējot analogo vidi un procesus, bet gan pilnveidojot tos un izslēdzot liekas un darbības, ko iespējams automatizēt.”

Agnese Brūvere
LVRTC ePakalpojumu daļas vadītāja

Kā nedublēt analogo vidi?

Ar dokumentu eParakstīšanu lielākoties uzņēmēji ir veiksmīgi tikuši galā, ieviešot un izmantojot dokumentu vadības sistēmas vai kaut vai portālu eParaksts.lv, kas ļauj dokumentus koplietot un parakstīt nepārsūtot dokumentu neskaitāmas reizes. Ko tas mums devis un kā samazinājis darbību skaitu?  

Kad uzņēmuma vadītājam vai jebkuram citam darbiniekam nepieciešams slēgt divpusēju, trīspusēju vai piecpusēju vienošanos, tad papīra formātā vienošanās vai līgums ir jāsagatavo tik eksemplāros, cik puses paraksta un uz katra no eksemplāriem ir nepieciešami visu iesaistīto pušu paraksti. Elektroniskajā vidē tas jau ir krietni vienkāršāk – tiek sagatavots dokuments vienā eksemplārā un visas iesaistītās puses to paraksta. Šeit būtiski, ka visām iesaistītajām pusēm dokuments ir jāparaksta vienā elektronisko dokumentu formātā (eDoc, PDF vai ASiC-E). Pēc tam, kad dokuments ir parakstīts, atliek to izplatīt visām iesaistītajām pusēm un katra no šīm dokumenta kopijām tiek uzskatīta par oriģinālu.  

Bet vai tiešām vienmēr nepieciešams paraksts?  Digitāli iespējams veidot virkni procesu, kur dokumentu apriti iespējams organizēt automatizēti arī bez paraksta, jo dokuments nepauž kādas personas gribu un nerada saistības, bet gan apliecina tajā fiksēto datu un informācijas patiesumu, nemainīgumu un piederību konkrētai organizācijai. Piemēram, analīžu rezultāti, mērījumu rezultāti, apstiprinājums par veiktu maksājumu, uzmērīšanas lietas un citi šāda veida dokumenti, kuru saņēmējam ir būtiska dokumentā fiksētā informācija un uzticamībai tai, kā arī iespējas trešajai pusei pierādīt dokumenta autentiskumu un izcelsmi.

Liekam lietā eZīmogu!

Šādās situācijās organizācijas var izmantot eZīmogu. eZīmogs tiek izsniegts tikai juridiskām personām – iestādei vai organizācijai, un Dokumentam pievienots organizācijas eZīmogs apliecina šī dokumenta satura nemainīgumu,  piederību organizācijai (izcelsmi), kā arī uzrāda precīzu eZīmoga pievienošanas laiku.   

eZīmogu iespējams izmantot dažādos scenārijos, piemēram, kad nepieciešams apstiprināt sensitīvu informāciju, piemēram medicīnas datus vai finanšu pārskatus, kas nodrošina, ka saņēmējs pilnībā var uzticēties šiem saņemtajiem datiem un uz šādi iesniegtiem pierādījumiem var nodrošināt savu pakalpojumu, piemēram, balstoties uz bankas apzīmogotu finanšu pārskatu, piešķirt kredītu. Ar eZīmogu apstiprināti dokumenti nākotnē var tikt iesniegti arī kā pierādījums tiesā. Tāpat ar eZīmogu var apzīmogot rēķinus vai maksājuma izrakstus, kur saņēmējs var pārliecināties, ka rēķinu sagatavojusi konkrētā organizācija  konkrētajā datumā un svarīgākais ir tas, ka datus pēc tam nevar mainīt, kas ļauj pasargāt gan organizāciju, gan otru pusi no krāpšanas gadījumiem. 

Svarīgi atcerēties, ka eZīmogs neaizstāj uzņēmuma vai iestādes pārstāvja parakstu. Ar eZīmogu organizācija apliecina, ka eZīmoga uzlikšanas brīdī tās rīcībā bija dokumentā iekļautā informācija. Ar dokumentam pievienotu eZīmogu nevar nodibināt, grozīt vai izbeigt juridiskās saistības. Arī elektroniski apzīmogoti dokumenti var tikt saglabāti tādā pašā elektronisko dokumentu formātā (eDoc, PDF vai ASiC-E) kā paraksts, taču paraksta zonā tiek attēlots elektroniskais zīmogs, kas iekļauj organizācijas nosaukumu un reģistrācijas numuru, kā arī laika zīmogu, kas apliecina precīzu dokumenta parakstīšanas laiku. 

Kā darbojas eZīmogs?

Ir pieejami divu veidu eZīmogi – viens paredzēts ievietošanai drošā šifrēšanas iekārtā, otrs pieejams viedkartē. Lai nodrošinātu iespēju organizācijām izmantot eZīmogošanas iespējas klientu risinājumos, piemēram, ieviešot parakstīšanu un eZīmogošanu organizācijas dokumentu vadības sistēmā vai klientu pašapkalpošanās portālā, LVRTC piedāvā plašu bezmaksas integrācijas risinājumu klāstu, kas vienkāršā un ērtā veidā izstrādātājiem nodrošinātu iespēju ieviest savos risinājumos visas darbam ar elektroniski parakstītiem dokumentiem svarīgās funkcionalitātes.  

Savukārt, uzņēmumiem, kuriem dokumentu aprite tiek nodrošināta bez dokumentu vadības sistēmas, aicinām izmantot eZīmogu viedkartē, kas no lietošanas viedokļa ir identiska dokumentu parakstīšanai ar eID karti. 

Ja radās interese par eZīmogu un jau redzi, kā vari automatizēt uzņēmuma procesus, raksti uz  un palīdzēsim atrast atbilstošāko risinājumu. 

Doties uz #digiTuvi Jaunumi